PDKS Kurulumu Adım Adım: Cihazdan İlk Kart Okutmaya

PDKS kurulumu gözünüzde büyüyor olabilir; oysa doğru planlamayla, bulut tabanlı bir sistemde cihazın kutusundan çıkarılmasından ilk kart okutmaya kadar geçen süre çoğu zaman bir saati bulmaz. Bu rehberde PDKS kurulumunu adım adım anlatıyoruz: cihazın montajından ağ bağlantısına, personel tanımlamadan vardiya kurallarına ve ilk puantaj kontrolüne kadar tüm süreç. PDKS kavramına yeni başlıyorsanız önce PDKS nedir? yazımıza göz atabilirsiniz.

Kurulum Öncesi Hazırlık

İyi bir kurulum, cihaz gelmeden önce başlar. Şu hazırlıkları tamamlayın:

• Personel listesi: Ad-soyad, sicil/TC bilgisi, departman ve vardiya bilgilerini içeren güncel bir liste (Excel yeterlidir) hazırlayın.
• Vardiya ve mesai kuralları: Çalışma saatleri, mola süreleri, geç kalma toleransı, fazla mesai politikası gibi kuralları netleştirin. Sistem bu kurallara göre otomatik hesaplama yapacak.
• Cihaz konumu: Cihazın nereye asılacağına karar verin (aşağıda ayrıntısı var).
• Ağ bilgileri: WiFi cihaz kullanacaksanız ağ adı ve şifresini; Ethernet kullanacaksanız cihaza kadar kablo erişimini hazırlayın.
• KVKK aydınlatması: Kuruluma geçmeden önce çalışanların bilgilendirilmesi gerekir; ayrıntılar PDKS ve KVKK yazımızda.

Adım 1: Cihazın Montajı

Cihaz konumu, kullanım konforunu doğrudan etkiler:

• Giriş kapısına yakın, personelin doğal yürüyüş güzergâhı üzerinde olsun.
• Okuyucu yüksekliği yerden yaklaşık 110-140 cm olmalı; hem kısa hem uzun boylu çalışanlar rahat erişebilmeli.
• Yüz tanıma cihazlarında doğrudan güneş ışığı almayan, arkadan güçlü ışık (cam kapı, pencere) vurmayan bir nokta seçin.
• Dış mekân kurulumunda cihazın koruma sınıfına (IP değeri) uygun, mümkünse saçak altı bir konum tercih edin.
• Elektrik prizine veya PoE hattına erişimi planlayın; kablolar koruma kanalı içinde taşınmalı.

Montaj genellikle iki dübel ve bir askı aparatından ibarettir; çoğu cihaz standart el aletleriyle 15-20 dakikada duvara sabitlenir.

Adım 2: Ağ Bağlantısı

Bulut tabanlı sistemlerde cihazın tek görevi internete ulaşmaktır:

1. Cihazı elektriğe bağlayın ve açılmasını bekleyin.
2. WiFi modellerde cihaz menüsünden (veya kurulum uygulamasından) ağınızı seçip şifreyi girin; Ethernet modellerde kabloyu takmanız yeterlidir.
3. Cihazın bulut sunucusuna bağlandığını gösteren durum işaretini (LED veya ekran simgesi) doğrulayın.

Bu aşamada güvenlik duvarı olan kurumsal ağlarda BT ekibinizden cihazın kullandığı portlara çıkış izni istemeniz gerekebilir. Ev tipi modemlerde genellikle hiçbir ek ayar gerekmez.

Adım 3: Cihazı Panele Tanıtma

Bulut PDKS yazılımına giriş yapın ve cihazınızı hesabınıza ekleyin. Bu işlem çoğu sistemde cihazın seri numarasını veya eşleştirme kodunu girmekten ibarettir. Örneğin PDKS GO'da cihaz internete bağlandıktan sonra panelden seri numarasıyla eşleştirilir ve saniyeler içinde veri göndermeye başlar; ayrı bir sunucu kurulumu veya teknik servis ziyareti gerekmez. Cihaz seçenekleri için PDKS cihazları sayfasına bakabilirsiniz.

Adım 4: Personel Tanımlama ve Kart Eşleştirme

Sıra sisteme çalışanlarınızı tanıtmaya geldi:

1. Hazırladığınız personel listesini panele aktarın (toplu Excel içe aktarma zaman kazandırır).
2. Her çalışana bir doğrulama yöntemi atayın:
   • RFID kart: Kartı cihaza okutun ve panelde ilgili personelle eşleştirin; ya da kart numaralarını toplu girin.
   • QR kod: Çalışan mobil uygulamayı indirip davet koduyla giriş yapar; QR otomatik tanımlanır.
   • Biyometrik: Çalışanın parmak izi/yüz kaydı cihaz başında alınır (açık rıza sürecini tamamlamış olmanız şartıyla).
3. Departman ve yönetici atamalarını yapın; kimin kimi görebileceğini belirleyen yetkileri tanımlayın.

Adım 5: Vardiya ve Mesai Kurallarını Kurma

Ham giriş-çıkış verisinin anlamlı puantaja dönüşmesi bu ayarlara bağlıdır:

• Çalışma günleri ve saat aralıklarını (örn. 08:30-18:00) tanımlayın.
• Geç kalma toleransını belirleyin (örn. ilk 10 dakika ihmal edilsin mi?).
• Mola sürelerinin ücretli/ücretsiz sayılma kurallarını girin.
• Fazla mesai hesaplama yöntemini ve onay akışını seçin.
• Hafta tatili ve resmi tatil takvimini kontrol edin.

Vardiyalı çalışan işletmelerde her vardiya için ayrı şablon oluşturup personele atayın.

Adım 6: İlk Kart Okutma ve Test

Kurulumun en keyifli anı: ilk deneme.

1. Test için birkaç çalışanla giriş ve çıkış kaydı oluşturun.
2. Kayıtların panele saniyeler içinde düştüğünü doğrulayın.
3. Bilerek "geç giriş" senaryosu deneyin; sistemin geç kalmayı doğru işaretlediğini kontrol edin.
4. İnternet kablosunu birkaç dakika çekip kart okutun; bağlantı gelince kayıtların otomatik senkronize olduğunu görün.
5. Mobil/QR kullanıyorsanız saha personelinden bir test girişi isteyin.

Kurulum Kontrol Tablosu

İlk Haftada Yapılması Gerekenler

Kurulum bittiğinde iş tamamen bitmiş sayılmaz. İlk hafta:

• Her gün kayıtları gözden geçirip eşleşmeyen kart/personel olup olmadığını kontrol edin.
• Çalışanlara kısa bir kullanım bilgilendirmesi yapın (nasıl okutulur, unutulursa ne yapılır).
• "Kayıt unutma" durumları için manuel düzeltme sürecini ve onay yetkisini belirleyin.
• İlk bordro döneminde PDKS puantajını eski yönteminizle karşılaştırın; farkların nedenini inceleyin.

Bu doğrulama turu tamamlandığında sisteme tam güvenle geçebilirsiniz. Kendi kurulumunuzu bugün başlatmak için ücretsiz deneyin.

Sık Sorulan Sorular

PDKS kurulumu için teknik servis gerekli mi?

Bulut tabanlı sistemlerde genellikle hayır; montaj ve ağ bağlantısı temel el becerisiyle yapılabilir. Turnike, elektrikli kilit gibi geçiş kontrol entegrasyonlarında elektrik tesisatı bilgisi gerektiğinden profesyonel destek önerilir.

Kurulum sırasında iş yerinde çalışma durur mu?

Hayır. Kurulum mevcut düzeni etkilemez; birçok işletme yeni sistemi birkaç gün eski yöntemle paralel çalıştırıp sonra tam geçiş yapar.

Çalışan kart okutmayı unutursa ne olur?

İyi bir PDKS yazılımında yönetici, eksik kaydı açıklama notuyla manuel ekleyebilir. Bu düzeltmeler loglanır; kim, ne zaman, hangi kaydı değiştirmiş görülebilir.

Birden fazla şubeye kurulum nasıl yapılır?

Bulut sistemlerde her şubeye bir cihaz kurulur ve tümü aynı panele bağlanır. Şube ekledikçe yeni sunucu veya yazılım kurulumu gerekmez; personeli ilgili şubeye atamanız yeterlidir.