Ücretsiz PDKS Programı Var mı? Üç Seçenek, Gizli Maliyetler ve Deneme Rehberi

Evet, ücretsiz PDKS programı var; ancak üç farklı biçimde karşınıza çıkar: az sayıda personelle sınırlı kalıcı ücretsiz paketler, "pdks indir" aramasında çıkan eski masaüstü programlar ve belirli bir süre ücretsiz olan deneme sürümleri. Hangisinin size uyduğu personel sayınıza, kaç şubeniz olduğuna ve puantajı kimin hesapladığına bağlıdır. Bu yazıda üç türü, gizli maliyetleri ve Excel şablonunun ne zaman yetip ne zaman yetmediğini anlattık; sonunda deneme sürümünü değerlendirmek için bir kontrol listesi bulacaksınız.

Ücretsiz PDKS programının üç türü

"Personel takip programı ücretsiz" araması yapan bir işletme sahibi genellikle şunu ister: giriş çıkış saatlerini kaydetsin, ay sonunda kim kaç saat çalışmış görsün, para ödemesin. Bu isteğe verilen üç farklı cevap vardır ve her biri farklı bir bedel taşır.

1. Sınırlı kalıcı ücretsiz paketler

Bazı bulut programları belirli bir personel sayısına kadar ya da belirli modüllerle sınırlı kalıcı ücretsiz kullanım sunar. Giriş çıkış kaydı çalışır, fakat vardiya planı, fazla mesai hesabı, bordro ya da rapor dışa aktarma kapalı olabilir. Personel sayınız sınırı aştığında ya da ay sonunda puantajı Excel'e almak istediğinizde ücretli pakete geçmeniz beklenir.

Bu model, birkaç kişilik bir ekibin yalnızca giriş çıkış saatini görmek istediği durumda işe yarar. Ekibiniz büyüdüğünde ya da vardiyalı çalışmaya başladığınızda sınıra çarparsınız.

2. "PDKS indir" ile bulunan eski masaüstü programlar

Arama sonuçlarında bilgisayara kurulan, tek seferlik ya da ücretsiz dağıtılan yerel kurulumlu programlar çıkar. Bunların ortak özellikleri şunlardır:

• Veriler tek bir bilgisayarda durur; bilgisayar bozulursa kayıtlar gider.
• Güncelleme çoğu zaman gelmez; yeni yıl bordro parametreleri elle girilir.
• Şube müdürü ya da muhasebeci ofis dışından kayıtlara ulaşamaz.
• Cihaz bağlantısı için ek sürücü ve ağ ayarı gerekir; internet kesintisinde ne olacağı belirsizdir.
• Telefonla kayıt, izin talebi, self-servis gibi modüller genellikle yoktur.

"İndir" kelimesi cazip gelir çünkü tek seferde halledilmiş hissi verir. Gerçekte bakım yükü size geçer. Bir kişinin bilgisayarında duran kayıtlar, iş davasında ya da denetimde ispat değeri açısından da zayıftır.

3. Süreli deneme sürümleri

Bulut PDKS programlarının çoğu belirli bir süre için tüm modülleri ücretsiz açar. Deneme bittiğinde ya ücretli pakete geçersiniz ya da hesap kapanır. Bu türde dikkat edilecek nokta deneme koşullarıdır: kredi kartı isteniyor mu, deneme bitince otomatik ücretlendirme var mı, kaç personelle deneyebiliyorsunuz, cihaz olmadan deneme mümkün mü?

Deneme sürümü aslında satın alma kararı için en sağlıklı yoldur; çünkü programı kendi personel listenizle, kendi vardiyalarınızla sınarsınız. Ancak deneme süresini gerçekten kullanmanız gerekir. Hesap açıp iki kişi ekleyip bırakırsanız hiçbir şey öğrenmezsiniz.

Ücretsiz programın gizli maliyetleri

Ücretsiz görünen seçeneklerde para yerine başka şeyler ödersiniz. Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan bedelleri gösterir:

En pahalı gizli maliyet çoğu zaman zamandır. Ay sonunda puantajı elle toparlayan bir kişinin bir günü, kişi başı aylık bir abonelik ücretinden daha değerlidir.

Excel şablonu ne zaman yeter?

Excel puantaj şablonu şu koşullarda gayet yeterlidir:

• Personel sayısı az ve herkes aynı saatte gelip gidiyor.
• Tek şube var ve giriş çıkışı gören bir yetkili her gün oradadır.
• Fazla mesai nadiren oluyor, vardiya yok.
• Bordroyu dışarıdaki muhasebeci hazırlıyor ve ondan yalnızca aylık gün sayısı istiyor.

Bu durumdaysanız ücretsiz Excel puantaj, mesai çizelgesi ve devam föyü şablonlarımızı şablonlar sayfasından indirip kullanabilirsiniz. Brütten nete, kıdem ve yıllık izin gibi hesaplar için de hesaplama araçlarımız ücretsizdir.

Excel ne zaman yetmez?

Aşağıdaki durumlardan biri başladığında Excel'in sınırına gelmişsiniz demektir:

• Vardiya başladı. Gece vardiyasının hangi güne yazılacağı, vardiya değişimindeki fazla mesai ve hafta tatili hesabı Excel'de sürekli hata üretir.
• İkinci şube açıldı. Her şubeden ayrı dosya gelir, birleştirme sırasında hata olur, kimse tüm resmi göremez.
• Geç kalma tartışması çıktı. Personel "ben sekizde geldim" diyor, dosyada "sekiz on beş" yazıyor. Elle girilen kaydın ispat gücü zayıftır.
• Fazla mesai ödenmeye başladı. Hafta içi, hafta tatili ve resmi tatil için farklı oranlar, onay akışı ve denkleştirme Excel'de takip edilemez hale gelir.
• İzin bakiyesi soruluyor. Her personelin kalan izin günü için İK'ya gelen sorular Excel'de tek tek aranır.
• Denetim ya da dava riski var. İş müfettişi ya da mahkeme, elle tutulan çizelgeyi cihaz kaydı kadar güvenilir bulmayabilir.

Bu noktada ücretsiz bir programın tam sürümünü denemek, Excel'i ısrarla büyütmekten daha az zaman alır.

Deneme sürümünü değerlendirme kontrol listesi

Bir PDKS programının deneme sürümünü açtığınızda şu listeyi takip edin. Her maddeyi gerçekten yapın; okuyup geçmeyin.

Başlamadan önce

• Kredi kartı istenmediğini ve deneme sonunda otomatik ücretlendirme olmadığını doğrulayın.
• Kaç personelle deneyebileceğinizi öğrenin; gerçek ekibinizi ya da temsil eden bir kısmını ekleyin.
• Personel listesini Excel'den toplu içe aktarabiliyor musunuz, tek tek mi giriyorsunuz?

İlk hafta

• Telefonla QR ya da kiosk ile birkaç gün gerçek giriş çıkış kaydı tutun.
• Vardiya planı oluşturun; gece vardiyası varsa doğru güne bağlanıp bağlanmadığını kontrol edin.
• Geç kalma toleransı ve mola düşümü gibi kuralları tanımlayın.
• Bir personel için izin talebi açın, onaylayın, bakiyenin düştüğünü görün.
• Canlı "şu an içeride" listesine bakın; kayıtlar anında düşüyor mu?

İkinci hafta

• Fazla mesai kuralı tanımlayın; hafta tatilinde çalışan bir kayıt oluşturup oranın doğru uygulandığını görün.
• Ay sonu puantajını oluşturun ve Excel'e aktarın; muhasebecinize gösterin.
• Bordro modülü varsa bir personel için bordro çıkarın, brüt net rakamları kendi hesabınızla karşılaştırın.
• Şube müdürü yetkisiyle giriş yapın; yalnızca kendi ekibini görüyor mu?
• Destek ekibine bir soru sorun; ne kadar sürede, nasıl cevap geliyor?

Karar

• Cihaz almadan önce programın tek başına işinize yaradığından emin olun.
• Cihaz gerekiyorsa garanti, iade hakkı ve çevrimdışı hafıza koşullarını yazılı isteyin.
• Toplam maliyeti üç yıl üzerinden hesaplayın: yazılım, cihaz, kurulum, bakım.

Bu listenin çoğu maddesini geçen bir program, ücretsiz olsun olmasın, sizin için doğru programdır.

PDKS GO ile nasıl olur?

PDKS GO kalıcı ücretsiz bir paket sunmaz; bunun yerine tüm modülleri açık olarak 14 gün ücretsiz deneme verir. Deneme süresinde 15 personele kadar ekleyebilir, telefonla QR okutma ile cihaz almadan kayıt tutmaya başlayabilirsiniz. Kredi kartı istenmez, deneme bitince otomatik ücretlendirme yapılmaz. Bilgisayara kurulacak bir program yoktur; tarayıcıdan girersiniz, güncellemeler kendiliğinden gelir.

Ücretsiz kalmak isteyenler için Excel puantaj, mesai çizelgesi ve devam föyü şablonları şablonlar sayfasında, bordro ve izin hesaplamaları hesaplama sayfasında açıktır. Excel'den bir adım öteye geçmek istediğinizde ücretsiz deneme hesabınızı açabilir, kartlı cihaz seçenekleri için PDKS cihazı sayfasına bakabilirsiniz. Ücretsiz seçeneklerin karşılaştırmasını ayrıca ücretsiz PDKS programı sayfasında topladık.