Bir çalışan işten ayrıldığında kaydını silmek yerine pasife almanız gerekir. Pasife alma; personelin geçmiş hareket, puantaj, izin ve bordro kayıtlarını korurken sistem erişimlerini kapatır.
Neden silmek yerine pasife almalısınız?
- Geçmiş puantaj ve bordro kayıtları yasal olarak saklanmalıdır; pasif personelin tüm geçmişi raporlarda erişilebilir kalır.
- Kıdem/ihbar hesaplamaları ve olası denetimlerde geriye dönük veriye ihtiyaç duyarsınız.
- Abonelik paketleri kişi sayısına göre kademeli olduğundan, pasif personel aktif kullanıcı sayınızı şişirmez.
Adımlar
- Sol menüden Personel sayfasını açın.
- Ayrılan personelin kaydını açın.
- İşten çıkış bilgilerini işleyin ve personeli pasif duruma alın.
- Kaydedin.
Pasife alınca ne olur?
- Personelin kartı geçersiz hale gelir; cihaza okutulursa yetkisiz kart uyarısı (kırmızı LED + 2 uzun bip) verilir.
- Portal ve mobil uygulama girişi kapanır; sicil no + PIN ile oturum açamaz.
- Personel, aktif personel listelerinden ve çalışma planından çıkar; geçmiş kayıtları raporlarda görünmeye devam eder.
Ayrılık öncesi kontrol listesi
- Zimmet: Zimmet sayfasından personele zimmetli demirbaşları (bilgisayar, telefon, kart vb.) teslim alın ve zimmetleri kapatın.
- Son bordro: Ayrılık ayının puantajını kontrol edip son bordroyu hesaplayın.
- İzin bakiyesi: Kullanılmamış yıllık izin bakiyesini İzinler → İzin Durumu sekmesinden kontrol edin; ücrete dönüşecek bakiye varsa bordroya yansıtın.
- Fiziksel kart: Kartı teslim alın; kart başka bir personele yeniden atanabilir.
İpucu: Personel bir süre sonra yeniden işe alınırsa kaydı tekrar aktifleştirebilirsiniz; geçmişi kaldığı yerden devam eder.
Dikkat: Pasife almayı geciktirmeyin; ayrılan personelin kartı ve portal erişimi, işlem yapılana kadar açık kalır.